Hướng dẫn cách nghe điện thoại ở công ty Nhật

Hướng dẫn cách nghe máy điện thoại ở công ty Nhật

🌸Những lưu ý cơ bản:
・Trong kinh doanh không dùng もしもし
・Bắt máy trong 3 lần chuông
・Chuẩn bị giấy bút trước khi bắt máy để bình tĩnh và tự tin hơn
・Nói chậm + giọng tươi sáng
・Khi tắt máy hãy dùng tay tắt, thì sẽ không gây ra âm thanh “cạch” lạnh lùng cho đầu dây bên kia.

Trình tự cụ thể như sau:
🌸1．Bắt máy:
Cách 1「はい、株式会社〇〇でございます。」
Cách 2「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。」
Cách 3「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の□□（tên mình）でございます。
🌸2．Xác nhận người gọi
Lặp lại tên công ty và tên người gọi (mình nói lặp lại như này cũng là 1 lần xác nhận xem mình có nghe đúng hay không).
「株式会社〇〇の□□（名前）様ですね。いつもお世話になっております。」
🌸3．Trường hợp nghe không rõ
「恐れ入りますが、もう一度お名前をお願いできますでしょうか。」
「申し訳ございません、お電話が少々遠いようです。」
🌸4．Khi nhờ khách chờ để nối máy
社内に取り次ぐとき
Cách 1「かしこまりました。少々お待ちください。」（bấm nút保留 giữ máy)
Cách 2「□□（名前）でございますね。ただいまおつなぎ致します。少々お待ちくださいませ。」（bấm nút保留 giữ máy)
🌸5．Hồi âm
💓Trường hợp người cần gặp đang bận 1 cuộc gọi khác:
「申し訳ございません。ただいま□□（名前）は他の電話に出ております。終わり次第、こちらから折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか？」
💓Trường hợp người cần gặp không có ở ghế và mình xem lịch của họ cũng không thấy ghi gì
「申し訳ございません。ただいま□□（名前）は席を外しております。間もなく戻るものと思いますので、戻り次第こちらから折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか？」
💓Trường hợp người cần gặp đi ra ngoài
「申し訳ございません。ただいま□□（名前）は外出しております。◯◯時頃、会社に戻る予定となっております。戻り次第こちらから折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか？」
💓Trường hợp người đó hôm nay không đi làm hoặc là không quay lại công ty nữa
「申し訳ございません。本日□□（名前）は終日不在でございます。明日は出社しますので、明日□□（名前）から折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか？」
🌸Trường hợp người cần gặp không có ở đó, và người gọi muốn nhờ mình bảo người đó gọi lại cho họ, chúng ta có đoạn hội thoại sau:
👨Khách:「わかりました。折り返しお電話をもらえるようにお伝えいただけますか？」
👩Mình:「かしこまりました。念のためお電話番号をお伺いできますでしょうか。」
👨Khách:「080-0000-0000です。」
👩Mình:「080-0000-0000ですね。田中にお伝えいたします。」
👨Khách「よろしくお願いいたします。失礼します。」
👩Mình: 「失礼します。」
🌸Trường hợp người cần gặp không có ở đó và mình cảm thấy có thể nghe tốt và truyền đạt lại cho người cần gặp, mình có thể chủ động hỏi xem mình có thể giúp gì được cho họ không. Mình dùng câu:
「私でよろしければ代わりにご用件をおうかがいいたしますが、いかがいたしましょうか？」. Sau đó hỏi về việc cần trao đổi và truyền đạt lại cho người cần gặp giống đoạn trên.
Trên đây là phần hướng dãn nghe máy và đối ứng trên điện thoại trong kinh doanh. Dĩ nhiên tùy công ty mà câu từ có thể thay đổi chút nhưng đây vẫn là cách dùng truyền thống và cơ bản nhất.

Theo: Hong Cong Trinh